Datenschutzerklärung – Diwa Buchhaltung

1. Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze

Diwa Buchhaltung
Inh. Christelle Diwa Kiala
Lindenstraße 14
50674 Köln
Deutschland

Telefon: +49 (0)221 – 92 42 84 87
Mobil: +49 (0)162 – 97 43 403
E-Mail: info@diwa-buchhaltung.de

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Hinweis nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG:
Diwa Buchhaltung führt ausschließlich die zulässigen Tätigkeiten im Rahmen des Steuerberatungsgesetzes aus: Buchen laufender Geschäftsvorfälle, laufende Lohnabrechnung sowie Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Dienstleistungen erforderlich ist.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, des BDSG-neu sowie ergänzender steuer- und handelsrechtlicher Vorschriften.

Die Datenerhebung erfolgt:

automatisch beim Besuch der Website
durch Ihre aktive Eingabe (Kontaktformular, E-Mail, Telefon)
zur Vertragserfüllung, wenn Sie Mandant werden
zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten (insbesondere steuerliche und kaufmännische Aufbewahrungspflichten)

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

3. Rechtliche Grundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen (insbesondere steuerrechtlich)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. technische Sicherheit, Spam-Schutz)

Für Buchhaltungsmandate gelten zusätzlich:

§§ 147 AO, 257 HGB (Aufbewahrungspflichten)
§ 6 Nr. 3 und 4 StBerG (abgegrenzte Buchhaltungsleistungen)

4. Datenerfassung beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden automatisch Daten durch unseren Server erfasst:

Browsertyp und Browserversion
Verwendetes Betriebssystem
Referrer URL
Hostname des zugreifenden Rechners
IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert falls möglich)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Besuchte Seiten, Verweildauer, technische Logs

Diese Daten sind technisch notwendig, um die Website korrekt auszuliefern und die Systemsicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

5. Verwendung von Cookies

Unsere Website verwendet Cookies, um bestimmte Funktionen zu ermöglichen.

Arten der Cookies:

5.1 Technisch notwendige Cookies

Erforderlich zur Darstellung der Website und zur Systemsicherheit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.2 Funktionale Cookies

Beispielsweise zur Speicherung von Spracheinstellungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5.3 Analyse- oder Tracking-Cookies

Nur nach expliziter Einwilligung über das Cookie-Banner.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über Ihren Browser ändern.

6. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular werden folgende Daten verarbeitet:

Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Inhalte Ihrer Nachricht
ggf. übermittelte Dokumente
Datum & Uhrzeit

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und spätere Rückfragen.
Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) und lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Die Daten werden gelöscht, sobald die Kommunikation abgeschlossen ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Verarbeitung von Kundendaten im Rahmen der Buchhaltung

Wenn Sie Mandant werden, verarbeiten wir:

Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
Bankdaten
Geschäftsdaten
Lohnbuchhaltungsdaten
Umsatzdaten
Belege und Dokumente
Sozialversicherungsdaten
Steuernummern, Lohnsteuerdaten (nur soweit erlaubt)

Diese Verarbeitung erfolgt gemäß:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)
§ 147 AO (6–10 Jahre Aufbewahrung)
§ 6 Nr. 3 und 4 StBerG

Ihre Daten werden strikt vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben, außer wenn gesetzlich erforderlich (z. B. Finanzamt, Sozialversicherung, Banken).

8. Auftragsverarbeitung / Weitergabe an Dritte

Es werden ausschließlich notwendige und geprüfte Dienstleister eingesetzt:

Hostinganbieter
E-Mail-Provider
technische Dienstleister
Softwareanbieter (z. B. Lohnprogramme, Buchhaltungssoftware)
ggf. Steuerberater, wenn vom Mandanten beauftragt

Mit allen Dienstleistern bestehen DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).

Eine Weitergabe erfolgt nie zu Werbezwecken.

9. Datentransfer in Drittländer

Grundsätzlich findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU statt.
Falls ein Dienstleister (z. B. Cloudanbieter) Daten in die USA überträgt, erfolgt dies:

nur nach ausdrücklicher Einwilligung
auf Grundlage eines AV-Vertrags
unter Anwendung geeigneter Garantien (Standardvertragsklauseln)

10. Social Media & externe Dienste

Auf unserer Website können Social Media Buttons oder Einbindungen vorhanden sein (z. B. Facebook, Instagram, LinkedIn, Google Maps).

Beim Anklicken wird eine Verbindung zum jeweiligen Dienst aufgebaut.
Die Anbieter verarbeiten dabei Ihre IP-Adresse und weitere Daten und handeln eigenverantwortlich.

Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Dienste.

11. Google Maps

Wenn Google Maps auf dieser Website eingebunden ist, verarbeitet Google:

IP-Adresse
Standortdaten (falls freigegeben)
Browserinformationen
Nutzungsdaten

Dies erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

12. Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein:

verschlüsselte Kommunikation (SSL/TLS)
Passwortschutz
Zugriffsbeschränkungen
regelmäßige Backups
Firewalls und Sicherheitssysteme
Mitarbeiterschulungen
Datenminimierung

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 DSGVO)

Kontakt: info@diwa-buchhaltung.de

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavalleriestr. 2–4
40213 Düsseldorf

15. Löschfristen

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt, spätestens jedoch nach:

6–10 Jahren für steuerrelevante Daten
6 Jahren für geschäftliche Korrespondenz
3 Jahren bei allgemeinen Anfragen
sofort bei Widerruf der Einwilligung (wenn keine Pflicht zur Speicherung besteht)

16. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt.

17. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen.
Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.

Datenschutz